Normalmente, el término ‘cuarentena’ se usa para describir cualquier tipo de aislamiento que se realiza durante un periodo de cuarenta días. A partir de esto, en nuestra empresa adoptamos este concepto para referirnos a mercancías detenidas en nuestras bodegas por alguna inconsistencia en su importación o exportación.

El origen

Hace cinco años, nos dimos cuenta de que uno de los dolores más frecuentes de nuestros clientes al momento de importar y exportar era no tener una forma fácil de reaccionar rápido ante mercancía que había sido detenida.

El proceso siempre había consistido en retener los días que fueran necesarios a aquellas mercancías con discrepancias. 

Eran muchos factores: la mercancía llegaba sin documentos, sin clasificación arancelaria, podría no tener precio unitario, etc. Este tipo de retrasos transformaba un proceso que debería ser ágil en algo definitivamente fuera del tiempo en que el cliente lo necesitaba para cumplir sus estándares de operación en comercio exterior.

Y así nacieron como parte complementaria del proceso las “Cuarentenas”. Para ponerle nombre y motivo a toda la mercancía detenida previa al despacho aduanal.

Las Cuarentenas agilizaron el proceso de despacho de mercancías pues ahora, cuando una carga muestra inconsistencias, nuestros clientes ya no tienen que adivinar qué está pasando ni esperar días a solucionarlo. Más bien, como agente aduanal comprometido, les señalamos a nuestros clientes puntualmente el error junto con opciones para solucionarlo rápido con los medios disponibles en el momento.

Las Cuarentenas en Aduabook 3

Aunque al inicio este término lo adoptamos de forma interna, nuestros clientes comenzaron a relacionarlo y a darle cada vez más uso. Así que decidimos convertirlo en un módulo digital dentro de Aduabook 3. En Aduabook 3, el módulo de Cuarentenas te permite visualizar la mercancía que está retenida, te muestra los motivos por los que se retuvo y te permite tomar decisiones en tiempo real para liberarla.

Además, con base a información real, por el uso constante del módulo, nuestros clientes reciben reportes mensuales que califican a sus proveedores. Y así pueden identificar cuáles proveedores están generando costos extras en la operación.

Según el tipo de operación (importación o exportación) y según su vía de tráfico puede haber varios tipos de cuarentena. Estas son unas cuantas populares que encontramos en el proceso de la revisión de mercancía o previo.

• Discrepancia por número de parte: Se activa cuando el proveedor no declara el número de parte, o si existe discrepancia entre la mercancía y la factura comercial. 
  Solución: El cliente debe dar al agente el número de parte correcto.
• Discrepancia por packing list: Se activa cuando hay discrepancia entre la mercancía física y el packing list. 
  Solución/es: El cliente debe enviar la factura correcta, solicitar la separación del material, o incluso pedir otra revisión.
• Sin documentos: Se activa cuando la mercancía no tiene documentos necesarios, como certificados, permisos, listas de empaque, fichas técnicas o layouts, por lo que el cliente debe proporcionarlos. 
• Daños: Se activa cuando la mercancía está dañada, por lo que el cliente debe confirmar si la acepta así, espera la validación de su proveedor o decide devolverla al lugar de origen.
• Producto nuevo: Se activa cuando llegan productos a los que, al ser nuevos, les falta clasificación por parte de nuestros expertos. Esta cuarentena le permite saber al cliente que en nuestra empresa estamos clasificando su mercancía. Si hay dudas o necesidad de documentos adicionales, le pedirán cargarlos en la plataforma.
• Previo exhaustivo/Inventarios: Se activa cuando hay una revisión exhaustiva pendiente de autorizar por el cliente, por lo que debe autorizarla y completar las acciones necesarias ante esta.
• Sin factura: Se activa cuando no existe una factura comercial cargada en la plataforma, por lo que el cliente debe cargar la factura comercial.
• Sin país de origen: Se activa cuando la mercancía no lleva especificado su país de origen, por lo que el cliente debe confirmarlo.

Existen más tipos de Cuarentenas, todas con el principal objetivo de facilitar al cliente un despacho aduanal estratégico y continuar sin fricciones con el resto de su cadena de suministro.

Tú también puedes ser un caso de éxito

Ya sabes que un documento incorrecto, una etiqueta mal colocada o una discrepancia en la información pueden retrasar toda tu operación.

Y como ejemplo te platicamos el caso de una empresa líder en iluminación inteligente. Que tenía como SOP (Procedimientos de Operación Estandarizados) garantizar que su mercancía cruzara la aduana el mismo día de su arribo a la frontera. Y en este caso, el no cumplimiento podría llevarlos a parar por completo su línea de producción en el país destino. 

Echando a andar la operación, nos dimos cuenta, como sucede con la mayoría de nuestros clientes que, junto con el alto volumen de mercancía, también tenían un alto volumen de errores en documentos y etiquetado. 

Lo intentamos una y otra vez, y al ver que no había resultados positivos, optamos por intentar una solución diferente y comenzamos a utilizar el portal de Cuarentenas en Aduabook 3, aún cuando el cliente se resistía al cambio de su proceso convencional. 

Así fue que la herramienta les permitió visualizar el estatus de su mercancía en tiempo real, detectar también los errores y corregirlos sin procesos manuales. 

El impacto fue contundente: 90% de la mercancía se importó el mismo día sin almacenajes innecesarios, con trazabilidad completa y un indicador de desempeño de proveedores para mejorar sus envíos futuros. 

Las Cuarentenas evitaron retrasos y redefinieron la forma en que el cliente gestiona sus operaciones aduaneras. Ahora pueden anticiparse a los problemas y resolverlos antes de que afecten su cadena de suministro. 

Cumpliendo las normas de forma estratégica

En materia de comercio exterior cumplir con las normas es esencial y estratégico. Cada requisito, documento y regulación existe por una razón, y abordarlos correctamente marca la diferencia entre un despacho ágil y un proceso lleno de retrasos y costos innecesarios. Las Cuarentenas en Aduabook 3 permiten cumplir con las normativas en constante cambio actualizadas siempre según el Diario Oficial de la Federación y cuestiones arancelarias globales. 

Cuando una mercancía es retenida sale caro el costo de almacenaje, multas en cuestión de recursos y de tiempo. Con las Cuarentenas, las empresas pueden anticiparse, detectar errores en tiempo real y solucionarlos antes de que afecten el flujo de trabajo. 

Sin embargo, aunque las Cuarentenas son una herramienta poderosa para gestionar bloqueos, el objetivo es prevenir problemas desde el origen, asegurando que la documentación, etiquetado y clasificación arancelaria sean correctos desde el inicio. 

Integrar Aduabook 3 en la operación diaria garantiza cumplimiento normativo y transforma la gestión de importaciones y exportaciones
Queremos que cumplir con las normas deje de percibirse como un obstáculo y se convierta en una ventaja estratégica. Con las herramientas adecuadas, las empresas pueden garantizar que sus operaciones sean ágiles, seguras y rentables. ¿Estás listo para llevar tu despacho aduanal al siguiente nivel? Nosotros te ayudamos a hacerlo posible.