A lo largo de los años, hemos acompañado a muchas empresas mexicanas en su camino por fortalecer sus operaciones de comercio exterior. Algunas ya venían con procesos bien encaminados, otras llegaban con urgencias, observaciones de la autoridad o incluso con su programa IMMEX suspendido.

Lo cierto es que, en casi todos los casos, el problema siempre derivaba hacia la falta de visibilidad por el gran volumen que manejan ese tipo de empresas. Muchas compañías creen que están cumpliendo hasta que un error que se repitió demasiadas veces termina en una auditoría, y aquí lo preocupante es que, en la mayoría de los casos, ni siquiera sabían que estaban en riesgo. 

Lo que muchas empresas no están viendo

Tener tus operaciones en marcha no es lo mismo que tenerlas en orden. Las empresas con programa IMMEX están sujetas a regulaciones mucho más estrictas que van desde el control de inventarios temporales y definitivos hasta el correcto uso de fracciones arancelarias. Por eso, cada paso mal dado puede escalar a consecuencias graves que se traducen en multas, observaciones fiscales, devoluciones detenidas, o en el peor de los casos, la cancelación del programa. El problema es que muchos de estos riesgos son invisibles si no se cuenta con herramientas y procesos que permitan detectarlos a tiempo.

Uno de los errores más comunes que hemos detectado es la confianza de todo el conocimiento del cumplimiento aduanero a una sola persona o proveedor. Cuando eso pasa, la operación depende de una sola versión de la historia. ¿Qué sucede si esa persona deja la empresa, o si los archivos están distribuidos en carpetas personales o correos sin trazabilidad?

Lo que nos funciona en Aduax es centralizar la información. Un expediente digital, como el que diseñamos en Aduabook 3, permite a nuestros clientes que todos los involucrados tengan acceso a la totalidad de la operación en el mismo momento. Eso evita errores de comunicación, documentos faltantes y, sobre todo, auditorías fallidas por falta de evidencia.

No basta con tener toda la documentación

Aunque el hecho de que tengas toda tu documentación recopilada ya es un avance, eso no basta para poder mantener tu operación activa.

Por ejemplo, debes tener siempre presente que un mismo producto no puede tener tres fracciones distintas dependiendo de quién lo clasifique. Sin embargo, es común que el área de compras, el proveedor y el agente aduanal tengan criterios distintos. Y cuando llega una revisión nadie sabe cuál es la correcta.

También es importante entender que los anexos no son archivos para “tener por si acaso”; son exigencias formales de la autoridad, y en cualquier momento te los pueden pedir. El Anexo 24, por ejemplo, debe coincidir con lo que declaras. Si no hay congruencia entre lo que entra y lo que sale, y no puedes demostrar la trazabilidad, la autoridad puede iniciar un proceso para darte de baja el programa. Si tienes certificación IVA e IEPS debes checar tu Anexo 30, pues debe estar alineado con tu sistema ERP y lo que realmente pasa en la operación. ¿Te aseguras de eso en cada cruce?

Si tu empresa IMMEX no lo aborda detenidamente, estás abriendo la puerta a observaciones fiscales, pagos incorrectos de impuestos o detenciones innecesarias. Por eso en Aduax ayudamos a nuestros clientes a homologar fracciones desde el origen y mantenerlas estandarizadas entre todos los actores, porque sabemos que una sola base de datos a nivel nacional, bien alineada, hace toda la diferencia. También desarrollamos reportes como el OPEN PO, que permiten alinear inventarios con los pedidos abiertos, y tecnología como Aduabook 3, donde se centraliza la información y las inconsistencias se detectan incluso antes del cruce.

Operar a ciegas también es un riesgo

La autoridad no espera perfección, pero sí espera orden. Muchas empresas tienen procesos manuales donde los pedimentos se revisan uno por uno, a mano y después del cruce. Y para entonces ya es tarde, si hay errores ya están en la base de datos de la autoridad aduanera.

La solución no es contratar más gente para revisar, es automatizar la revisión. Nosotros lo hacemos con glosa automática y, si hay una discrepancia, se marca; si falta un documento, se notifica; si algo no cuadra, lo sabemos antes de que la carga llegue a aduana.

Por otro lado, muchos equipos de logística tampoco tienen trazabilidad en tiempo real. No saben si un permiso está pendiente, si la carga ya salió o si hubo una discrepancia, y cuando eso pasa también se pierde la capacidad de responder ante el cliente o de prevenir una observación.

Hoy existen herramientas, como las que integramos en Aduabook 3, que permiten monitorear toda la operación desde el origen. Después de apoyar a tantos clientes, nos hemos dado cuenta de que esto es una necesidad operativa, y por eso lo recalcamos tanto.

La buena noticia es que todo esto se puede prevenir

No nos cansaremos de repetir que, cuando se tiene todo en regla, el cumplimiento aduanero es una gran ventaja competitiva. Cuando las operaciones están ordenadas, los tiempos se acortan y los costos bajan, las auditorías ya no generan miedo, sino que te dan certeza.

Por eso decidimos abrir un espacio para compartir lo que hemos aprendido a lo largo de los años y responder las preguntas que sabemos que están en el aire. Te invitamos a nuestro webinar ‘Mejores prácticas en el despacho aduanero para empresas IMMEX’, el próximo 28 de agosto.

En este webinar hablaremos de cómo fortalecer tus procesos para detectar riesgos ocultos y mantener tu programa IMMEX en regla. Te contaremos casos reales con herramientas concretas y estrategias prácticas que sabemos que sí funcionan.

Sabemos que cumplir no es fácil, pero también sabemos que es posible cuando tienes el acompañamiento correcto. Puedes registrarte aquí: MEJORES PRACTICAS EN EL DESPACHO ADUANERO PARA EMPRESAS IMMEX